Las reuniones por videollamada cansan más que en persona

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Existen estudios que demuestran que las reuniones por videollamada cansan más que las reuniones en persona. A continuación, se indagan las causas y circunstancias de este hecho para entender el porqué. También existen avances como el modo conjunto en Microsoft Teams que permiten mitigar estos efectos.

Esta información puede resultar especialmente útil para personal de recursos humanos, administrador de sistemas, personas con empleados que realizan video llamadas a su cargo y en general, para cualquier persona que trabaja en remoto o de forma híbrida.

Espero que este artículo te ayude a tomar una decisión informada acerca de las reuniones, de cómo las llevas a cabo o de qué herramientas empleas para ello.

¿Qué sucede en el sistema nervioso cuando estamos conectados a una videollamada?

Estudios llevados a cabo por Microsoft demuestran que los patrones de ondas cerebrales asociadas con el estrés y el trabajo excesivo son mucho más altas en la colaboración en remoto respecto de la colaboración en persona. La fatiga empieza a aparecer entre los 30 y 40 minutos desde el comienzo de la reunión debido a una alta concentración mantenida en el tiempo.

Entre los factores que explican esta fatiga se encuentran los siguientes: la necesidad de mantener el foco en la pantalla para obtener información e interactuar, el escaso lenguaje no verbal que dificulta la comprensión del mensaje y de los turnos de palabra o la limitada o ausente visualización de las personas con las que se interactúa cuando se comparte pantalla.

El contacto visual en las videollamadas no es tan útil para obtener información sobre la conversación

Expertos en psicología y en el estudio de la interacción humana plantean varios fenómenos que ocurren durante la comunicación: 

• Cuando la cara de aparece grande en el rango visual de una persona, generalmente significa que se está a punto de enfrentarse o de juntarse y que por tanto se activan reacciones que te hacen estar alerta y aumenta el ritmo cardiaco. Y que cuando se está en una videollamada, suele haber un grid con muchas caras que rellenan cada área.  
• Las personas interpretan constantemente los movimientos de los otros y atribuyen significado a las señales no verbales. Incluso, la audiencia puede llegar a sincronizar la respiración con la persona que habla.  

Y añaden lo siguiente respecto a la comunicación no verbal en las videollamadas: 

• En una videollamada, las señales no verbales de las personas con las que hablamos no son diagnósticas porque no muestran información precisa sobre la conversación. 
• Como las personas que están en videollamada no están organizadas igual en todas las pantallas, no queda claro a quién está mirando cada una de ellas.  

Hago memoria sobre algunas videollamada y pienso en situaciones como cuando cuando alguna de las cámaras están apagadas o cuando la persona que escucha en la conversación mira hacia abajo escribiendo en el teclado de su ordenador o no mira a cámara. En estos casos, no siempre hay contacto visual y cuando le hay, el contacto visual no es muy útil para obtener información sobre la otra persona y de alguna forma, es como si las señales no verbales no estuvieran conectadas con la conversación. 

Con el modo conjunto en Microsoft Teams se requiere menor esfuerzo

La tecnología está dando respuesta a estas carencias mediante el uso de la computación en la nube (cloud computing). En los últimos años y especialmente, a raíz de la pandemia del COVID-19, las herramientas para comunicación y colaboración han mejorado mucho.  

Una de estas opciones es el modo conjunto para Microsoft Teams (together mode), que sitúa a los participantes juntos en un espacio virtual y que puede ayudar a reducir el cansancio en las reuniones en remoto por videollamada. Pretende dar la impresión de que los participantes se están mirando unos a otros, para que la comunicación no verbal tenga más significado y esté alineada con la conversación, de modo que sea más fácil centrarse en la conversación y produzca menos cansancio.  

En un estudio comparativo sobre el esfuerzo del cerebro en las reuniones usando esta vista por una parte, y la vista con grid por otra, se ha demostrado que con el modo conjunto se requiere menor esfuerzo. 

Uno de estos expertos comenta que ha podido ver ejemplos de cómo los participantes hacían señales que se pueden hacer en persona como acercarse a alguien.